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Le Maigret du Canard
Gérer le Temps
 Le temps file rapidement et bien souvent, au travail comme à la maison, les gestionnaires modernes aimeraient bien avoir un moyen de l’arrêter. Ils se sentent « pressés par le temps » : surcharge de travail, réunions interminables, e-mails nombreux, sollicitudes de tout genre, enfants à aller chercher, sans parler du stress permanent. Les gestionnaires ne réussissent pas à faire ce qu’ils ont planifié dans la journée. Toujours à la course, ils ont de plus en plus l’impression d’essayer de rattraper le temps.

Pourtant, le temps est un actif incompressible qu’on doit apprendre à maitriser. Mal gérer son temps, c’est son efficacité, sa productivité et la qualité de son travail qui en seront directement affectés. Sans compter qu’en laissant le « problème » du temps s’accumuler trop longtemps, il devient rapidement impossible à résoudre. C’est la raison pour laquelle la gestion du temps constitue un aspect important de la fonction de planification des gestionnaires. Une bonne gestion du temps peut convertir un gestionnaire médiocre en un gestionnaire des plus enviés.

Pour mieux gérer son temps, le gestionnaire a intérêt à connaitre les sources de pertes de temps afin de les éviter. On distingue, généralement, deux sources de pertes de temps, les sources externes et les sources internes. Les premières relèvent de l’environnement du manager que sont les interruptions occasionnées par des appels téléphoniques imprévus ou trop longs, les visites impromptues ou toute autre forme de distraction, le peu de formation ou le manque de compétence du personnel, la médiocrité du secrétariat ou de l’équipement, les repas d’affaires, les rencontres ou relations publiques non essentielles, les réunions nombreuses, inattendues, mal préparées, mal pilotées et une paperasse abondants et sans importance.

 

Quant aux sources internes des pertes de temps, elles sont liées à la désorganisation des objectifs et des priorités, l’absence de planification du travail, les déplacements inutiles, les travaux non terminés et remis à plus tard, l’absence de dates butoirs pour l’exécution des tâches, la tendance au perfectionnisme et la propension à se perdre dans les détails, un système de classement déficient, l’incapacité de déléguer, l’incapacité de refuser des engagements ou des mandats supplémentaires et aussi la mauvaise forme physique.

Afin de mieux organiser son temps, en venant à bout de tous ces méchants défauts que l’on a tous tendance à avoir, pour en demeurer le maitre, le gestionnaire doit déterminer d’où viennent les pertes de temps. Une fois repérés, les « voleurs  de temps » externes et internes, le gestionnaire les évitera en consacrant le temps ainsi récupéré à l’exécution d’un plus grand nombre de tâches et à des activités personnelles ou familiales.

Pour optimiser le temps, certaines mesures peuvent être mises en place très rapidement au niveau de l’entreprise. L’une d’elles est de commencer par une charte des réunions ! Cette charte pourrait préconiser des règles simples comme, par exemple, limiter le temps de réunion à deux heures, fixer un ordre du jour précis et dans un créneau horaire respectant la vie privée des employés. Au niveau personnel, une bonne gestion du temps passe notamment par le fait de s’accorder le temps pour « tout débrancher » et souffler un peu afin de revenir en meilleure forme. Car, de l’état de repos dépendra la quantité et surtout la qualité du travail accompli.

En fait, l’enjeu de la gestion du temps au travail est de trouver un meilleur équilibre de vie. Gagner du temps, c’est bien, encore faut-il savoir en profiter ; la gestion du temps ne doit pas occulter le plaisir! Le temps c’est la vie, et celle-ci mérite bien qu’on lui consacre un peu de temps pour bien la vivre.

Rachid M’Rabet 

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